• Andro Kullerkupp

Kaotate väärtusliku tööaega, koostades esitlusi ja aruandeid!


Parimate võimalike otsuste tegemiseks on oluline, et me oleksime kursis aktuaalse ja täpse infoga. Paljudes organisatsioonides on tavaks korraldada infokoosolekuid, kuid esitluste koostamine on mahukas ülesanne ning sageli võib juhtuda, et aruandeks kasutatud andmed on juba aegunud. Suuremates organisatsioonides võib infokoosolekuks valmistatud teave olla juba nädalate või isegi kuude vanune. See võib põhjustada projektide edenemise vääriti mõistmist ning ebaõigel teabel põhinevate otsuste tegemist või lausa otsustamata jätmist.


Aruannete ja slaidiesitluste loomine info edastamiseks võib olla väga aeganõudev, mis tähendab, et vähem jääb aega sisulise töö jaoks. Töötajad raiskavad aega, et koostada esitlusi ja aruandeid, mis kirjeldavad nende tööd — ja samas on esitlustes oleva info kvaliteet sageli küsitav. Slaidiesitluste koostamisel kulub hinnanguliselt 87% töötaja ajast kujundusele, mitte andmete esitamisele. Lisaks kulutab enam kui kolmandik bürootöötajatest 10% oma ajast slaidiesitluste või tabelite vormindamisele.


Sageli mõjuvad infokoosolekud aruandlust pärssivalt, mitte edendavalt. Statistika andmetel veedavad töötajad keskmiselt 8,6 tundi nädalas infokoosolekuteks ettevalmistades ja nendel osaledes. See tähendab, et töötaja raiskab rohkem kui ühe päeva oma töönädalast vaid selleks, et teavitada kõiki teisi oma tehtud tööst. See on väärtuslik aeg, mida võiks kasutada sisulise väärtust loova töö tegemiseks.

Lahendus: looge reaalajas jälgitavuse võimalused


Digitaalsed juhtpaneelid ja aruanded aitavad töötajate ja juhtide aega säästa ning annavad osapooltele reaalajas ülevaate sellest, mida keegi peab teadma, et teha õigeid otsuseid ja kiiresti oma tööga edeneda. Kui on loodud automaatsed aruandluslahendused, siis saavad inimesed keskenduda sisulisele tööle, mitte teistele aru andmisele. Ja kui kaob vajadus ebavajalike infokoosolekute pidamiseks, siis võivad töötajad säästa kuni ühe päeva nädalas. See ei tähenda, et infokoosolekutest peaks täielikult loobuma, aga sel juhul oleks need mõtestatud ja väärtust loovad.


Aruandmise kohustuse vähendamiseks ja tulemusnäitajate reaalajas kuvamiseks otsige platvormi, mis võimaldab teil koguda ja esitada andmeid reaalajas.

  • Andmete ajakohastamiseks leidke platvorm, mille kasutamisel saate hõlpsasti koostada kohandatud teadetetahvleid eelhäälestatud vidinate ja moodulite abil, et saaksite luua seda, mida vajate ilma IT osakonna või tarkvaraarendaja abita.

  • Vähendage aruandmise kohustust reaalajas koondaruannete ja teadetetahvlite abil, mis toovad esitatud teabe automaatselt hõlpsasti jälgitavatesse formaatidesse ja muudavad progressi jälgimise lihtsaks.

  • Esitage majavälistele sidusrühmadele nagu kliendid ja partnerid valikuliselt reaalajas infot, et nad ei koormaks organisatsiooni oma infopäringutega.

  • Valige platvorm mille abil saate liita nii organisatsiooni siseseid kui väliseid osapooli ilma erilise pingutuseta ning taotleda kolleegidelt ja tarnijatelt automaatselt oleku uuendusi.

Kui õiged andmed on õigel ajal kättesaadavad, siis saate kiiresti tuvastada tõrkekohad, reageerida aegsasti muutustele ja liikuda oma tööga edasi. Andke kõigile — alates oma meeskonnakaaslastest kuni majaväliste sidusrühmadeni — ülevaade tehtud tööst ja asjade käigust, ilma selleks täiendavat aega kulutamata.


Võta kohe midagi ette ka oma firmas. Kirjuta oma probleemist andro@vertex.ee