Kas tunnete, et pidevalt saabuvad e-kirjad segavad teie tööd — isegi kui need aitavad teil asjadega edasi liikuda? Kuna enamikes ettevõtetes pole välja kujunenud keskset infolahendust, siis saadab enamik inimesi tööalaseid kirju e-posti teel. Forrester Researchi andmetel kasutab 77% meie seast e-posti ettevõttesiseseks suhtlemiseks ja 76% välispartneritega teabe jagamiseks.
Kindlasti olete seda kogenud. Teie postkastist saab ülesannete loend. Dokumendid salvestatakse viidetega e-posti manustesse. Projekte hallatakse e-posti teel, meeskonnad saadavad tabeleid edasi-tagasi, et jälgida edusamme. Üksnes selleks, et tööga edasi liikuda, peate veetma palju aega e-postiga tegeledes. Õigupoolest leidis Forrester Research, et töötajad kulutavad 13% oma ajast e-kirjade kirjutamisele, dokumentide ja esitluste loomisele ning 11% nende lugemisele.
Ja pole ime, et tunnete, et ei suuda sammu pidada. The Radicati Groupi aruande kohaselt saadetakse ja võetakse päeva jooksul vastu keskmiselt 126 e-kirja inimese kohta. Selle tohutu sõnumite hulga tõttu muutub aina raskemaks asjakohase suhtluse eristamine, seda otsida või üles leida, rääkimata versioonikontrolli haldamisest või teabe turvalisena hoidmisest.
Forrester Researchi andmetel vähendavad need e-postiga seotud tegevuse katkestamised tegelikule ülesandele kulunud aega vaid 18%-ni. Seega suudate põhimõtteliselt vaid ühel päeval nädalas keskenduda nendele ülesannetele, mis viivad teie tööd edasi.
Lahendus: ärge laske e-kirjadel oma tööd segada
Liigsuure e-posti probleemi lahendamine võib teie meeleolule ja töö käigule positiivset mõju avaldada. E-postist eemaldumine aitab teil olla paremini organiseeritud ja te ei tunne enam, et teistega koostööd tegemine on vaid ajaraiskamine.
Olukorra parandamiseks, otsige platvormi, mis võimaldab teil reaalajas oma meeskonnaga ja meeskondadevaheliselt koostööd teha — ning ühendab vestlused otse ülesandega, millega parajasti tegelete.
Asendage lõputu e-kirjade saatmine platvormiga, mis asetab vestlused konteksti ja seob kommentaarid, kiirsõnumid ja isegi ekslikult saadetud e-kirjad automaatselt ühiselt jagatava tööruumiga, millele pääseb juurde igaüks, kes seda vajab.
Vähendage aega, mis teil kulub kordusteadete ja meeldetuletuseks saadetud e-kirjade koostamisele ja saatmisele platvormi abil, mis võimaldab teil automatiseerida oleku uuenduse taotlusi, kinnitusi, meeldetuletusi ja teavitusi. Otsige platvormi, mis integreerub ka teiste koostöörakendustega, mida kasutate (nt Facebook, Slack või Microsoft Teams), et saaksite edastada sõnumid projektipõhistesse kanalitesse või vestlustesse.
Töö üleviimine platvormile, mis laseb teil oma meeskonnaga tõhusamalt töötada, säästab teid e-posti kasutamise tõttu töö katkestamisest. See võimaldab teil keskenduda olulistele ülesannetele ja saavutada paremaid tulemusi, selle asemel, et kulutada kogu aja e-posti vestlustega tegelemisele.
Küsi kuidas olukord lahendada teie ettevõttes andro@vertex.ee